Der schottische Uhrmacher Alexander Bain konstruierte bereits 1843 den ersten Kopiertelegrafen. Dieser war in der Lage, Bilder und Texte auf elektronischen Weg zu übertragen und beim Empfänger auf einem Stück Papier wieder auszudrucken. Daher blickt die Fax-Technologie auf eine fast 180-jährige Geschichte zurück. Bis heute ist das Faxgerät ein beliebtes Kommunikationsmittel in den Unternehmen. Mehr als 70% der Firmen, Büros, öffentlichen Einrichtungen und Kanzleien nutzen das Faxgerät mit den dazu gehörigen Faxrollen.
„Faxen“ – Nachrichten zielgenau versenden
Dass das Faxgerät mit seinen Thermopapierrollen noch immer ein beliebtes Kommunikationsmittel darstellt, ist damit begründet, dass dieser Kommunikationsweg einen zielgenauen Versand von Nachrichten ermöglich, der zudem als sicher und vertraulich einzustufen ist. Dazu kommt der Fakt, dass der Empfang nachweisbar ist und somit steht das Fax fast auf einer Stufe mit dem Einschreiben, da es als verbindlicher Zustellweg von Nachrichten gilt.
Die Vor- und Nachteile von Faxgeräten
Das Fax hat sich im Laufe der Zeit als Kommunikationsmedium etabliert und hat seinen festen Platz in den Büros. Erhältlich sind die Geräte als solitäres Fax mit Faxrollen bzw. Thermopapierrollen oder auch als Multifunktionsgerät. Im Vergleich zur E-Mail birgt ein Fax vielfältige Vorteile in Hinsicht auf die Auftragsabwicklung, den Rechnungs- und Dokumentenversand.
Vorteil 1: Nachrichten werden zielgenau versendet
E-Mails verschwinden oft in den Tiefen des Internets oder werden vom Spam-Filter aussortiert. Die Folge ist, dass wichtige Nachrichten, Unterlagen oder Dokumente den Empfänger nicht erreichen. Anders die Faxnachricht. Diese wird direkt an die zugewiesene Empfänger-Nummer gesendet ohne das ein Spam-Filter darauf zugreift. Die Nachricht wird direkt ausgedruckt und das bringt die Sicherheit, dass die Nachricht fehlerfrei und sicher beim Empfänger ankommt.
Vorteil 2: Unbefugte Dritte haben keinen Zugriff
Besonders wenn es um vertrauliche Dokumente oder Nachrichten geht, die sensible Daten enthalten, ziehen viele es selbst im digitalen Zeitalter noch immer vor, diese in einen Briefumschlag zu stecken und per Post zu versenden. Oder aber sie nutzen das Faxgerät mit Faxrolle. Auf die elektronisch übermittelte Faxnachricht, die per Telefonanlage übermittelt wird, kann kein Virus oder eine Malware zugreifen. Damit hat der Versender stets die Gewissheit, dass seine Nachricht nicht von unbefugten Dritten gelesen und auch nicht von einer Schadsoftware infiziert wird.
Vorteil 3: Es gibt einen Sendebericht
Wird eine E-Mail versendet, dann passiert diese mehrere Server, bevor sie letztendlich beim Empfänger auf dem Bildschirm erscheint. Das ist anders als bei Faxnachrichten. Von der Teletechnik wird die Nachricht transkribiert und auf direkten Weg an die Empfänger-Nummer versendet, wo sie dann entschlüsselt und direkt auf der Thermopapierrolle ausgedruckt wird. Der Sender hat die Möglichkeit, sich einen Sendebericht anzufordern, der auch vor Gericht als Nachweis gilt, dass die Nachricht beim Empfänger angekommen ist.
Der Nachteil der Thermopapierrollen
Ein Nachteil der Thermopapierrollen die bei vielen Faxgeräten vorkommen, weisen den Nachteil auf, dass sie nach einiger Zeit so stark verblassen, dass sie nach einiger Zeit kaum oder gar nicht mehr lesbar sind. Daher hat das Bundesfinanzministerium einen Erlass herausgegeben, dass Belege die auf Thermopapierrollen gedruckt wurden, auf irgendeine Weise „konserviert“ werden müssen, damit der Inhalt des Beleges auch nach dem teilweisen oder vollständigen Verblassen noch lesbar ist. Hilfreich dafür ist es, den Beleg, zu kopieren, einzuscannen oder zu laminieren.